为加强顺德职业技术学院内部审计档案管理工作，充分发挥审计档案在学院各项管理工作中的作用，根据审计署、国家档案局印发《关于审计档案管理工作的规定》和《审计文件材料立卷归档工作程序》的通知及《顺德职业技术学院档案管理办法》的要求，结合学院实际情况，制定本办法。
一、管理要求
（一）、内部审计档案是我院内部审计工作的真实记录，是保持内部审计监督工作连续性的重要条件，是考查学院内部审计工作和研究学院内部审计历史的主要依据和必要资料，是学院综合档案的成组部分。审计室做到及时、完整的搜集、整理、保管、移交审计档案，做好内部审计档案的管理工作。
（二）、学院内部审计档案管理工作，遵循集中统一管理的基本原则，实行审计室内分工负责制，建立、健全内部审计档案的管理制度，以达到档案材料完整、系统、安全和便于使用的要求。
（三）、内部审计档案的管理工作，业务方面接受学院档案管理部门和上级审计部门的指导、监督和检查。档案工作由审计室主任主管，并设兼职档案管理人员，负责档案管理工作。
二、档案的构成
（一）、内部审计档案是指在我院内部审计活动中直接形成的真实记录、具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的记录，以实物形态存在的实物证据。
（二）、在审计活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审计档案。
1、审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文。
2、审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计小组的书面说明，审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿，及相关性资料。
3、审计工作方案、检查审计意见书的落实情况，后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录。
4、与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料。
5、以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料。
6、其他按规定应归入审计档案的文件和材料。
（三）、在审计活动中，禁止使用圆珠笔、铅笔、红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见等），以确保档案字迹清楚，具有耐久性。
（四）、审计档案应按项目立卷，一个项目可立一个或几个卷，不得将几个审计项目合并立卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度中立卷。
（五）、审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个部分为序进行排列。
第一部分为结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列：
1、向上级部门或者学院领导报送的有关本项目的审计情况报告；
2、审计决定或者审计意见书；
3、被审计单位对审计决定或者审计意见书的执行情况；
4、有关审计处理的请示，审计事项的报告及上级部门或者学院领导的批复、批示；
5、被审计单位或者人员对审计报告的书面意见；
6、被审单位或者人员对审计决定的复审申请，对审计决定的申诉材料；
7、有关本项目的通报、处理意见；
8、移送处理意见书。
第二部分为证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列：
1、审计证实问题汇总记录；
2、审计证实问题分项记录；
3、其他审计工作底稿及审计证据。
第三部分为立项性文件材料，按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列：
1、上级部门或学院领导对项目审计任务的指示和部署意见；
2、与审计项目有关的群众来信、来访记录；
3、本项目的审计工作方案；
4、审计通知书。
（六）、审计案卷内每份或每组文件材料之间排列规则应当是：正件在前，附件在后。定稿在前，修改在后；批示在前，报告在后；重要材料在前，次要材料在后；汇总性文件材料在前，原始文件材料在后。
（七）、根据谁审计谁立卷的原则，建立立卷归档工作责任制。在制订项目审计计划时，审计组组长即应指定专人负责审计档案的立卷归档工作；审计项目实施时，审计人员应及时收集和整理所分项目的文件及有关材料；审计终结时，由审计组组长指定的负责人对审计项目形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴别、取舍，并按立卷的规则和方法进行组卷，做到审结卷成。经审计组组长复查后移交审计室档案管理人员。
（八）、除审计活动中直接形成的档案外，下列档案也由审计室档案管理人员负责管理：
1、上级部门及学院领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件；
2、学院有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件；
3、在审计工作会议或者与审计相关会议的主要文件；
4、群众来信、来访记录；
5、其他与审计有关的档案。
上述档案的排列顺序为：
1、请示与批复排列在一起；批复在前，请示在后；
2、正件与附件排列在一起，正件在前，附件在后；
3、正本与定稿（有领导签批的草稿）排列在一起，正本在前，定稿在后。
三、档案的移交
（一）、审计室档案管理人员应对移交的项目审计案卷进行必要的整理，按卷内文件材料排列和内容编写目录并自目录后第1页起用号码机在右下角按顺序打印上页码。
（二）、案卷立好并经验收后于次年3月底前移交学院办公室综合档案室，案卷封皮由学院档案室根据有关规定统一制作、填写。
（三）、审计档案应为长期保管。存学院档案室的审计档案借用、查阅，一般限定在本部门、本单位审计机构内部，凡外单位需借阅审计档案或要出具审计档案证明的，应经审计室主要负责人审批。并根据学院档案室的有关规定办理。
（四）、上级部门及学院有关审计工作文件和审计室制定的文件，由审计室档案管理人员根据学院档案室的规定进行分类立卷，编者编写目录，并于次年3月底前移交学院档案室，案卷封皮由学院档案室统一制作填写。
（五）、所有文件副本由审计室档案管理人员收集、整理、装订成册，按顺序打印页码，编写目录，加具封面，负责保管。
（六）、所有审计档案及文件副本在送学院办公室综合档案室前，由审计室档案管理人员负责档案的保密工作和移交手续的登记工作。
本办法由顺德职业技术学院审计室负责解释。
本办法自发布之日起执行。
顺德职业技术学院审计室
二00九年十月十九日
